仕事のコツ by ホーライ

【多忙の中から時間を作る法】

１　効率的な仕事をする


２　仕事量を減らす

①　戦略的に重要なものに絞る

②　人に任せる

③　無理な計画を立てない

３　後手後手から、先手先手のパターンへ


----------------------------

＜ポイント＞

１）時間管理法の基本を参照。

２）②任せられる人をうまく育てているか。　③不可能なことをやろうとしていないだろうか。

３）心の余裕とともに頭を使った真に効率的な仕事ができるようになってくる。

１　戦略、基本方針に関する関係者のコンセンサスを得る


２　すぐれた実行計画を立てる


３　定期的にチェックする

①　重要事項、問題点については特に徹底したチェックを行う

②　人に任せっぱなしでなく、必ず定期的チェックを行う

③　極力直接会って進捗状況を話し合う

④　必ずスケジュール表との対比を行う

⑤　どこかで何もしない状態になっていないか　

－－－に常に気を配る

４　非定常業務の場合には特に注意して管理する


-------------------------------------------------------------------------------

＜ポイント＞

３）④関連業務全てのスケジュール表を整理して持っておく。

４）非定常業務とは「実績の無い業務」「定常業務であっても、その人にとっては初めての業務」のこと。
定常業務のように正確に仕事内容、作業量などを見積もれないので、スケジュールが狂いがちになる。また、新しい問題が生じやすい。そこで、人が問題にぶつかっていれば、解決のために手を貸す。

（効率的行動法）

１　すぐれた仮説によりムダな調査を省く

２　すぐれた構想、計画によりムダな作業を最小にする

３　根本原因を取り除くことをせず、“応急処置の繰り返し”ということにならないこと

４　計画を途中で大きく変更しないように、基本方針については最初に十分検討すること

５　実現可能性の低いものに手を出さない

---------------------------------------------------------

＜ポイント＞

１）　必要な情報を短時間に捜し出すには、優れた仮説を置き、十分に対象を絞り込んでから調査に入る。

２）　「動く」と「働く」は大違い。動いていると、とかく仕事をしているような気になるものだが、構想のあいまいな企て、計画のいい加減な仕事はムダが多い

５）　可能性があると判断したら、総力を結集して必ず成功させる（実現したときの効果の大きさも考慮する必要性あり）。

（頭を使った時間管理法）

１　常に先を予測し、ついでにできることは前もってやる

２　手順をよく考える

３　筋道を立て、一歩一歩前進する

--------------------------------------------------
＜ポイント＞

２）共同作業の場合、関係者の準備期間も考慮にいれ、総合的展開をはかる。自分だけ焦ってみてもダメ。

３）同じことの繰り返しを極力避ける、二度手間にならないようにする。段取り、前準備の重要性。

１　短時間に中心・骨組みをつかむ


２　素早く当事者として中心に溶け込む


３　戦略上のポイント、問題点を明確に把握し、ポイント以外のところで時間を取られないこと


４　あふれる情報の中から価値ある情報を効率的に捜し出すには、まず、絞込みを工夫する　

５　混乱状態のままでものごとを中断しない

６　短気記憶力を高め、中心・骨組みだけは忘れず、次の再会時に備える

７　その場その場で頭の切り替えをきちんと行い、集中する

--------------------------------------------------------------------------------
＜ポイント＞

３）仕事の重要・非重要度を把握し、重要度の低いところで時間を取られないこと。

４）戦略による絞込み。戦略上のポイント、問題点等による絞込み。

５）「次はどうする」というところまで明確に整理する。中心点が明確であると再開時スムースなスタートができる。あるいは今後のチェックポイントを、見やすいところにハッキリと書き残しておき、次回の参照用とする。

７）集中を妨げる雑念が出てきたら、メモに書き留め、あとで処理することに決め、当座はスッカリ忘れ、安心して仕事に打ち込むこと。